Los grandes proyectos de capital conllevan una presión enorme, con presupuestos que a menudo ascienden a miles de millones y plazos que abarcan años. Sin embargo, solo el 35 % tiene éxito, según el Standish Group. Con $48 billones gastados anualmente en proyectos a nivel mundial cada año, incluso pequeñas mejoras en las tasas de éxito pueden traducirse en grandes ganancias financieras.
Entra en escena la inteligencia artificial (IA), la firma global de consultoría de gestión McKinsey estima que la oportunidad a largo plazo que presenta la IA podría añadir entre $2.6 billones y $4.4 billones en valor empresarial en todas las industrias.
La pregunta ya no es si la IA perturbará la gestión de proyectos, sino cómo las organizaciones pueden usarla para lograr mejores resultados.
Este blog explora cómo las empresas pueden preparar sus organizaciones para el futuro en la era de la gestión de proyectos impulsada por la IA, al establecer la base de datos correcta que les permita obtener el máximo beneficio de esta tecnología transformadora.
Del caos manual a sistemas inteligentes
La gestión de proyectos se ha visto obstaculizada durante mucho tiempo por ineficiencias. Los equipos a menudo dependen de herramientas obsoletas como hojas de cálculo y sistemas fragmentados que crean silos de datos. Estos sistemas fragmentados obstaculizan la visibilidad, impiden la colaboración y conducen a una mala proyección, lo que en última instancia les cuesta millones a las organizaciones. Por ejemplo, se estima que, según CrowdFlower, proveedor de una plataforma de "enriquecimiento de datos", el 80 % del trabajo de los científicos de datos se dedica a la preparación y gestión de datos. Esto es un colosal desperdicio de recursos en una era en la que el tiempo es dinero.
Además, estas herramientas resultan inadecuadas para un entorno donde los proyectos y las iniciativas se adaptan y modifican continuamente el negocio. “Si bien ha habido mejoras en las aplicaciones de gestión de carteras de proyectos, las capacidades de planificación y colaboración en equipo, la automatización y las funciones 'inteligentes' siguen siendo insuficientes”, afirma la Harvard Business Review.
IA ofrece una salida de este atolladero. La IA proporcionará una capa adicional de inteligencia que acelerará los flujos de trabajo y reducirá el error humano, ayudando a las organizaciones a mejorar la productividad y a completar proyectos de forma más rápida y eficiente. Sin embargo, el valor proporcionado por la IA depende en gran medida de la calidad de las indicaciones y los datos que se le proporcionan.
Por lo tanto, las organizaciones que están mejor posicionadas para beneficiarse más de la IA son las que están dispuestas a invertir hoy en una base de datos sólida. Según McKinsey, las organizaciones de alto rendimiento suelen tener una estrategia de datos clara, procesos de gobernanza centralizados para la calidad y gestión de datos y una estructura clara de propiedad de los datos.
Además, la firma de investigación Gartner predice que para 2030, la IA eliminará el 80 % de las funciones tradicionales de gestión de proyectos. Si bien esto no significa que los gerentes de proyecto se volverán obsoletos, sí significa que sus roles evolucionarán para aprovechar las percepciones de la IA en actividades de mayor valor.
Los profesionales de proyectos se encontrarán perfeccionando más su experiencia relacionada con proyectos en lugar de lidiar con tareas manuales y administrativas. Tomemos como ejemplo la gestión de riesgos. Según una encuesta realizada por el Project Management Institute, el 64 % de los encuestados que adoptaron GenAI para la gestión de riesgos y la identificación experimentaron un aumento en la productividad.
Estas ganancias no son solo teóricas; se traducen en eficiencias y ahorros de costos en el mundo real.
La base: datos de alta calidad
A pesar de su notable potencial, la IA es tan buena como los datos con los que ha sido entrenada. Datos incompletos, inconsistentes y sesgados pueden dar lugar a resultados de IA defectuosos, socavando los procesos de toma de decisiones. Según Forbes, “la IA es tan buena como los datos que la entrenan”.
Pero, ¿qué constituye «datos completos»? Debe ser preciso, consistente, oportuno, válido y único. Lograr este nivel de calidad de datos requiere que las organizaciones aborden los desafíos de larga data en la gestión de datos. Los principales culpables son la falta de estandarización, los procesos manuales y los sistemas aislados.
Por ejemplo, los equipos que operan de forma independiente a menudo producen conjuntos de datos fragmentados, lo que hace imposible lograr una visión clara y comparativa del desempeño de los proyectos.
Al automatizar tareas repetitivas como la recopilación de datos, el seguimiento y la elaboración de informes, las empresas pueden optimizar las operaciones y prepararse para aprovechar al máximo la IA, garantizando que se mantengan competitivas en el futuro.
Aquí es donde la transformación digital se vuelve fundamental. Al adoptar un enfoque de Octave Sequence Enterprise (anteriormente EcoSys), las organizaciones pueden crear una «columna vertebral digital» que integra la planificación, el diseño, la ejecución y la gestión de activos en un único ecosistema. Este panorama conectado no solo mejora la visibilidad, sino que también permite análisis predictivos, optimización de cartera y una mejor toma de decisiones, capacidades que mejoran el valor y el impacto de la IA.
La IA en acción
Los beneficios de la IA en los proyectos se extienden a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Considere los siguientes ejemplos:
Proyección predictiva de costes: Los algoritmos de IA pueden analizar con precisión datos históricos de costes para predecir gastos futuros para proyectos similares, lo que permite a los profesionales de proyectos asignar los recursos de manera más efectiva.
Optimización de portafolios: Al analizar múltiples proyectos simultáneamente, la IA puede identificar sinergias y conflictos en relación con los objetivos estratégicos, lo que permite a las organizaciones priorizar sus iniciativas de manera más efectiva.
Orientación para la toma de decisiones: las herramientas impulsadas por IA pueden proporcionar información útil, ayudando a los equipos a decidir cuándo pivotar, escalar o finalizar un proyecto. Esto reduce el riesgo de errores costosos.
El elemento humano: la IA como socio, no un reemplazo
Aunque la IA ofrece capacidades sin precedentes, no es una panacea. La supervisión humana sigue siendo esencial para validar los resultados de la IA y la toma de decisiones. Como advierte Jonathon Montalvo, consultor sénior de soluciones en Octave, en un webinar reciente: “No dé por sentado los resultados de la IA”. No lo configure y se olvide de ello.”
Esto subraya la necesidad de un enfoque colaborativo donde la IA complemente la experiencia humana en lugar de reemplazarla.
Además, la adopción de la IA requiere un cambio cultural. McKinsey descubrió que los empleados están más preparados para la IA de lo que sus líderes se dan cuenta. Sin embargo, si bien una ligera mayoría son optimistas de la IA, una parte significativa (41 %) se sienten ansiosos y requerirán soporte adicional. Los líderes necesitan adoptar su papel como agentes de cambio de la IA, listos para reconfigurar la empresa.
Proyectos a prueba de futuro: construyendo para el mañana
Para aprovechar completamente el poder de la IA, las organizaciones deben adoptar una mentalidad de mejora continua y adaptabilidad. Si bien la IA ofrece un inmenso potencial para optimizar la gestión de proyectos, su efectividad depende de la calidad y la conectividad de los datos subyacentes. La implementación de un enfoque de Octave Sequence Enterprise proporciona la infraestructura fundamental para consolidar sistemas dispares, lo que permite una colaboración fluida y la interoperabilidad de los datos en todos los roles y fases del proyecto en toda una organización.
Las principales organizaciones de proyectos de hoy recurren a la solución EPP de Octave, Octave Sequence Enterprise, no solo como una poderosa herramienta para planificar y gestionar proyectos, sino también como un centro de datos centralizado para apoyar las tecnologías impulsadas por IA. Al proporcionar una base confiable de datos estructurados de proyectos, Octave Sequence Enterprise permite indicaciones más precisas y automatizaciones inteligentes. El resultado: menor riesgo de error, mejores resultados de los proyectos y la capacidad de que los equipos asuman con éxito más proyectos con mayor confianza.