Bouygues, que figura entre los cinco mayores grupos constructores del mundo por volumen de ingresos, ejecuta proyectos de construcción y obras civiles en todo el mundo.

Como parte central de esta organización industrial, Bouygues Construction Matériel desempeña un papel fundamental como socio de referencia para el equipamiento en los sitios de construcción de Bouygues Construction. Solo en Francia, esto representa decenas de miles de activos, desde pequeñas herramientas hasta instalaciones complejas, como grúas y sistemas de encofrado. Cada activo debe encontrarse en perfectas condiciones, cumplir con la normativa y transportarse a los sitios de construcción cumpliendo plazos que, a menudo, son muy ajustados.

Identificar los objetivos

Para mejorar la manera de gestionar los ciclos tan complejos que siguen los equipos materiales, la empresa lanzó un programa de modernización en 2022. El objetivo consistía en pasar de un entorno fragmentado, donde las solicitudes se despachaban a menudo de manera informal y se llevaba a cabo un seguimiento manual con Excel, a un sistema centralizado, basado en la nube y que permitiese gestionar todo en tiempo real.

Esta transformación no se limitaba a sustituir una herramienta sin más, sino en modificar los métodos de trabajo y fortalecer la relación entre los departamentos internos y los sitios de construcción, que son los clientes internos de Bouygues Construction Matériel.

Además, crear un sistema centralizado permite llevar a cabo un seguimiento del rendimiento, los plazos, los volúmenes y las operaciones de mantenimiento de una forma más exhaustiva. Hasta entonces, la ausencia de una fuente única y fiable de información relativa al historial de activos complicaba enormemente la tarea de gestionar algunos indicadores clave de rendimiento, como las tasas de rotación de equipos y los niveles de actividad del equipo técnico.

Superar los desafíos

El principal criterio a la hora de seleccionar la solución era la aceptación por parte de la empresa. El equipo del proyecto llevó a cabo un riguroso proceso de evaluación centrado en el uso real en tareas de campo. En la evaluación de referencia se llevaron a cabo demostraciones basadas en situaciones operativas habituales. La interoperabilidad también representaba un requisito esencial: el sistema elegido debía poder integrarse completamente con el ERP financiero del Grupo, así como con las herramientas de los equipos de Recursos Humanos, de transporte y de terceros.

Este proceso llevó a seleccionar Attune EAM como solución, respaldada por unas referencias internas muy sólidas: Bouygues Travaux Publics ya había utilizado la solución durante siete años con excelentes resultados.

«Identificamos tres casos de uso principales: mantenimiento, gestión del almacén y seguimiento de flujos. En todas estas áreas, el Grupo ya contaba con una experiencia demostrada, con usuarios que se mostraban satisfechos de forma unánime con la manera en que Attune EAM gestionaba las tareas de mantenimiento y las operaciones de almacén», explica Alexandra Barikosky, directora de Transformación y Excelencia Operativa en Bouygues Construction Matériel.

Un despliegue rápido

Se consiguió implementar Attune EAM completamente en tan solo un año con unos plazos ajustados: unos cuatro meses para preparar las especificaciones, cuatro o cinco meses para implementar la solución, y dos o tres meses para llevar a cabo las pruebas.

Attune EAM se instaló como elemento central de la gestión de equipos, de forma que interactuase con los principales sistemas de la empresa a través de una capa de interoperabilidad que conecta con el ecosistema general. De este modo, aumentaron tanto la velocidad como la fiabilidad de la arquitectura de TI.

Resultados tangibles

Gracias al despliegue de Attune EAM, Bouygues Construction Matériel no solo consiguió cumplir con sus objetivos iniciales respecto a la trazabilidad del equipamiento, sino que también permitió iniciar una transformación más amplia hacia un sistema de gestión orientado al rendimiento.

El éxito del sistema se refleja en una excepcional acogida en las tareas de campo. El registro del tiempo, que siempre ha sido un tema delicado, supuso uno de los mayores retos a la hora de gestionar el cambio, pero se acabó convirtiendo en todo un éxito.

Ahora, todo el personal operativo registra la actividad en un único sistema con sus ordenadores o dispositivos móviles y, de este modo, se han reemplazado tres herramientas separadas. Esta unificación, que ha gozado de una aceptación muy positiva, ha mejorado notablemente la fiabilidad de los datos.

El número de usuarios activos, incluidos los equipos internos y los clientes que trabajan en los sitios de construcción, supera con creces el objetivo original. En la actualidad, el ecosistema cuenta con más de 3500 usuarios.

Una decisión estratégica: integrar al cliente en la solución

Esta cifra también refleja una decisión estratégica clave: integrar los sitios de construcción (a los que se considera clientes internos) directamente en el sistema. Hoy en día, representan a más de la mitad de todos los usuarios.

Este cambio redujo drásticamente los intercambios de información informales que se llevaban a cabo correo electrónico o por teléfono, sustituyéndolos con una única interfaz compartida para gestionar las peticiones.

El resultado es una nueva fuente de datos precisa que aporta información a unos KPI fiables: solicitudes por sitio de construcción o línea de producto, tiempos de procesamiento y carga de trabajo del equipo. La información que antes era invisible se ha convertido en la base que permite supervisar el rendimiento.

Gestión más eficaz del rendimiento

El seguimiento centralizado ha mejorado todos los KPI relativos a la gestión del equipamiento. Ahora, la supervisión de flotas de distinto tipo se encuentra estandarizada, con lo que se garantizan unas mayores tasas de mantenimiento y un seguimiento constante de la rotación de los equipos, lo que antes era imposible de comparar.

Tal y como señala Alexandra Barikosky: «Todavía queda trabajo por hacer, pero ahora contamos con una base muy sólida sobre la que podemos diseñar y definir hojas de ruta que nos ayuden a mejorar nuestro rendimiento general».

Una colaboración basada en la experiencia

Consideramos la relación con Octave como una colaboración auténtica que va más allá de la asistencia técnica. Dado que la solución ya la utilizan varias de las principales empresas del sector de la construcción, Octave nos facilita a los profesionales la posibilidad de intercambiar información muy valiosa.

Para mí, lo más importante es lo que ocurre después de desplegar la solución. Octave se muestra siempre dispuesta a reunir a las principales empresas constructoras para hablar sobre asuntos relacionados con la gestión de equipos, y eso es muy valioso. Nos permite compartir y aprender manteniendo nuestra identidad, incluso como competidores. Al final, todo el mundo se ve beneficiado», afirma Barikosky.

¿Qué es lo siguiente?

En la actualidad, Bouygues Construction Matériel está entrando en una fase de optimización tras el despliegue del sistema para sacarle todo el partido posible. La hoja de ruta tiene unas prioridades muy claras: centrarse en la excelencia operativa y en la experiencia del usuario.

Una vez más, Barikosky subraya la importancia que encierra saber escuchar a los equipos:

«Hemos desplegado la herramienta, y el proyecto es todo un éxito. Ahora, necesitamos estudiar bien lo que sucede en el trabajo de campo. ¿Estamos usando la herramienta tal y como lo hemos planteado? El reto consiste en reajustar la práctica respecto al diseño, porque los equipos de campo avanzan rápido, compensan carencias que no habíamos previsto y, a veces, adaptan nuestros planes originales. Tenemos la herramienta y hemos diseñado los principales casos de uso; ahora toca observar cómo funciona todo en entornos reales y aplicar la hoja de ruta en función de lo que veamos».

Gracias a haber situado Attune EAM en el núcleo de su arquitectura para integrarla en sus sistemas principales, Bouygues Construction Matériel cuenta en la actualidad con una base sólida y escalable capaz de respaldar los procesos de mejora constante.